Plantilla de registro de jornada en Excel y PDF, gratis

Desde 2019 toda empresa tiene que registrar cada día a qué hora empieza y a qué hora termina la jornada de cada persona. Si todavía lo llevas en papel o en una hoja de cálculo, hemos preparado dos plantillas gratuitas: una en Excel, que suma las horas del mes, y otra en PDF para imprimir, rellenar y firmar.

Qué trae la plantilla de Excel

Una hoja por persona y mes. Escribes el año y el mes, y los días y su nombre salen solos, con el fin de semana sombreado. Cada día lleva la hora de entrada y la de salida y, si la jornada es partida, un segundo tramo; las horas del día y el total del mes se calculan solos, también en un turno que pasa de medianoche.

Arriba van los datos de la empresa, del centro y de la persona, y abajo, el espacio para las dos firmas. Para llevar a varias personas, haz una copia de la hoja para cada una. Funciona en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets, y no lleva macros.

Y la de PDF

Es la misma hoja en blanco, en A4 vertical, con los 31 días, dos tramos por día, una columna para la firma de cada día y las firmas de la empresa y de la persona al pie. Pensada para imprimir y dejar en el centro de trabajo.

Qué tiene que llevar el registro

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores pide un registro diario con el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona. No basta con un total de horas ni con un horario teórico que se repite: tiene que verse a qué hora empezó y a qué hora terminó cada uno cada día.

Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. Cómo se organiza se decide por convenio o por acuerdo de empresa y, si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a los representantes. No llevarlo es una infracción grave.

Con jornada a tiempo parcial, además, la jornada se totaliza cada mes y la persona recibe una copia del resumen con su nómina; si no se hace, se presume que el contrato es a jornada completa (artículo 12.4). Y las horas extra se registran día a día y se totalizan en el periodo de pago (artículo 35.5): para eso está la «Plantilla de control de horas extra en Excel», en este mismo blog.

Lo que viene: el registro digital

Hoy la ley no impone un sistema concreto, pero el registro tiene que ser fiable, y una hoja que cualquiera puede retocar se presta a dudas justo cuando alguien la revisa. Además, el Gobierno prepara un real decreto que obligará a llevarlo con un sistema digital, y a 30 de octubre de 2026 todavía no está aprobado.

Según su borrador, el papel y las hojas de cálculo dejarán de valer, cada persona fichará por sí misma y la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros a distancia. Lo contamos en «Registro horario obligatorio: qué exige la ley y cómo cumplirla», en este mismo blog.

Sin papel desde hoy

Con SatControl cada persona ficha su entrada y su salida desde el móvil o el navegador, con su ubicación, o en una tablet a la entrada, y marca sus pausas y la comida. Cada fichaje se compara con su turno de ese día, cada corrección queda apuntada con quién la hizo y cuándo, y los fichajes no se borran con el tiempo: los cuatro años que pide la ley están ahí.