Plantilla de control de horas extra en Excel, gratis

Las horas extra hay que apuntarlas día a día, sumarlas cada mes y no pasar de ochenta al año. Si las llevas en una hoja, hemos preparado una plantilla gratuita en Excel que hace las cuentas sola.

Qué trae la plantilla

En una hoja apuntas cada día de horas extra: la fecha, la persona, cuántas horas, el motivo y cómo se compensan, con pago o con descanso. En el resumen se suman solas por persona y por mes, con lo pagado y lo compensado con descanso aparte.

Al lado de cada persona ves cuántas horas le cuentan para el tope del año y cuántas le quedan: la casilla se pone en ámbar al llegar al 80 % del tope y en rojo si se pasa. El tope es de 80 horas, pero lo puedes bajar persona a persona, por ejemplo para quien entra a mitad de año. Funciona en Excel, en LibreOffice y en Google Sheets, y no lleva macros.

Lo que dice la ley de las horas extra

Son horas extra las que pasan de la duración máxima de la jornada ordinaria. Se pagan, como mínimo, al precio de la hora ordinaria, o se compensan con un descanso equivalente; si no hay nada pactado, con descanso dentro de los cuatro meses siguientes (artículo 35.1 del Estatuto de los Trabajadores).

No pueden pasar de ochenta al año, y menos si la jornada anual es más corta que la general de la empresa. Las que se compensan con descanso dentro de esos cuatro meses no cuentan para ese tope (artículo 35.2), y tampoco las que se hacen para prevenir o reparar siniestros y otros daños urgentes, aunque se paguen como extra (artículo 35.3).

Hacerlas es voluntario, salvo que se haya pactado en el convenio o en el contrato (artículo 35.4). Y no pueden hacerlas los trabajadores nocturnos (artículo 36.1), los menores de dieciocho años (artículo 6.3) ni, salvo esos siniestros y daños urgentes, quien trabaja a tiempo parcial (artículo 12.4).

Apuntarlas día a día

La jornada se registra día a día y se totaliza en el periodo de pago, y la persona recibe una copia del resumen junto con su nómina (artículo 35.5). El resumen de la plantilla, persona a persona y mes a mes, es esa cuenta. Y como el registro de jornada es obligatorio para todos, tienes también la «Plantilla de registro de jornada en Excel y PDF», en este mismo blog.

Cuando la hoja se queda corta

La hoja depende de que alguien apunte cada hora a mano y no se olvide de ninguna. Con SatControl las horas salen de lo que cada persona ficha: cada fichaje se compara con su turno de ese día, y el informe de horas extra las calcula por persona y por día.

Y si la empresa lo activa, el día en que alguien trabaja más que su jornada más un margen queda apartado hasta que se revisa, que es lo que pasa cuando alguien se olvida de fichar la salida: así no se cuela como hora extra lo que solo era un olvido.