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ART i CLAR
Una empresa de servicios con turnos y gasto corriente en el mismo sitio
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Del ticket al gasto, con una foto
El empleado fotografía el ticket y la lectura automática rellena el importe, el IVA, la fecha y el establecimiento; él lo revisa y lo guarda. Después lo aprueban su responsable y la dirección, y lo aprobado se liquida cada mes.
Desde 1,50 €/empleado/mes
Qué incluye
Todo lo que hace Gestión de gastos
- Foto del ticket o PDF: la lectura automática rellena importe, base, IVA, fecha, establecimiento y NIF.
- Todo lo leído se puede corregir antes de guardar.
- Lee tickets con varios tipos de IVA y tickets de otros países de la Unión Europea.
- Límite por tipo de gasto, igual para todos o distinto para un empleado: lo que lo pasa queda marcado.
- Aprobación con tres firmas: el responsable del empleado, la dirección de administración y la dirección general.
- Avisos al aprobar: posible duplicado, importe excedido, fin de semana, ticket antiguo o tarjeta que no está dada de alta.
- Quien aprueba puede ajustar el importe a pagar, o denegar un ticket con su motivo.
- Liquidación mensual: se cierra, se marca como pagada y se descarga en PDF o Excel.
- Anticipos: un fondo para el empleado que se descuenta con sus gastos y se repone al pagar.
- Se guarda la foto original de cada ticket, sin tocar.
Gestión de gastos, paso a paso
El empleado hace la foto y la lectura rellena el resto
Elige el tipo de gasto y hace la foto del ticket con el móvil, o sube una imagen o un PDF. La lectura automática rellena el importe, la base, el IVA, la fecha, el establecimiento y su NIF, el número de ticket y la forma de pago. El empleado lo revisa, corrige lo que haga falta y lo guarda.
Cada gasto, con su límite
Cada tipo de gasto tiene un límite, el mismo para toda la plantilla o distinto para un empleado concreto. Si un ticket lo pasa, el gasto se guarda igual y queda marcado como excedido; al pasar a aprobación, el importe a pagar se ajusta al límite y quien aprueba puede cambiarlo.
Tres firmas antes de pagar
Los gastos de cada empleado se agrupan en un informe, a mano o de forma automática el día del mes que elijas. Lo aprueban su responsable directo, si lo tiene, la dirección de administración y la dirección general. Quien aprueba ve cada ticket con su foto y puede ajustar el importe o denegarlo con un motivo.
Avisos que ahorran revisar ticket a ticket
Al aprobar, cada ticket lleva sus avisos: posible duplicado (la misma foto, o el mismo importe el mismo día), importe por encima del límite, gasto en fin de semana, ticket de más de 90 días o tarjeta que no está dada de alta en la empresa.
La liquidación del mes
Lo aprobado se reúne en la liquidación del mes. Al cerrarla, lo que aún espera aprobación pasa a la siguiente; al pagarla, se apunta la fecha, la forma de pago y la referencia, y se descarga en PDF o Excel.
Precio
Con tu plan Business, o solo
Si ya tienes el plan, lo activas cuando lo necesitas y se suma a su cuota. Si sólo quieres Gestión de gastos, se contrata sin el plan: entras directamente a Gestión de gastos y pagas sólo eso.
Gestión de gastos
- Hasta 10 asientos
- 2 €/empleado/mes
- Hasta 50 asientos
- 1,75 €/empleado/mes
- Más de 50 asientos
- 1,50 €/empleado/mes
Lo que se suele preguntar de Gestión de gastos
¿Qué datos lee del ticket?
El importe total, la base y el IVA (también con varios tipos), la fecha, el establecimiento con su NIF y su dirección, el número de ticket o factura, la forma de pago y el concepto. Lee fotos y PDF, y también tickets de otros países de la Unión Europea.
¿Puedo corregir lo que ha leído?
Sí. Todos los campos se pueden cambiar antes de guardar, y el gasto se puede seguir modificando o borrando mientras no haya pasado a aprobación.
¿Quién aprueba los gastos?
El responsable directo del empleado, si lo tiene, y después la dirección de administración y la dirección general que tengas puestas en los datos de la empresa. Una misma persona puede ocupar las dos direcciones.
¿Qué pasa si un empleado pasa su límite?
No se bloquea nada: el gasto se guarda y queda marcado como excedido. Al pasar a aprobación, el importe a pagar se ajusta al límite, y quien aprueba puede dejarlo así o cambiarlo.
¿Se usa desde el móvil?
Sí. Está pensado para el móvil: el botón de cámara la abre para fotografiar el ticket, y también se puede elegir una foto de la galería o un PDF.
¿Guarda la foto del ticket?
Sí, el original sin tocar, junto al gasto, y no se borra. De momento hay que conservar también el ticket en papel: la propia pantalla te lo recuerda al hacer la foto.
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