Registro horario obligatorio: qué exige la ley y cómo cumplirla

Qué dice la ley

El registro de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019. Lo introdujo el Real Decreto-ley 8/2019, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores: la empresa tiene que garantizar el registro diario de la jornada de cada persona trabajadora, con el horario concreto de inicio y de finalización.

Afecta a todas las empresas, sea cual sea su tamaño, y, salvo algunas relaciones laborales con reglas propias, a toda la plantilla: también a quien trabaja a tiempo parcial o fuera de la oficina.

Cuánto tiempo hay que guardarlo y quién puede pedirlo

La empresa tiene que conservar los registros durante cuatro años, y deben estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Cómo se organiza el registro se decide por negociación colectiva o por acuerdo de empresa; si no lo hay, lo decide la empresa después de consultar a los representantes de los trabajadores. Y no llevarlo es una infracción grave según la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social.

Papel, Excel o una aplicación

La ley no impone un sistema concreto, pero el registro tiene que ser fiable. El Tribunal de Justicia de la Unión Europea lo resumió en 2019: un sistema «objetivo, fiable y accesible». Una hoja firmada a final de mes o un Excel que cualquiera puede retocar se prestan a errores y a dudas justo cuando alguien los revisa.

Qué tiene que tener cada registro

Lo que pide la ley es el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada persona, cada día. No basta con un total de horas a la semana ni con un horario teórico que se repite: tiene que verse a qué hora empezó y a qué hora terminó cada uno ese día.

También quien trabaja a tiempo parcial, quien teletrabaja y quien pasa el día fuera, en obra o visitando clientes. Para esas personas el registro en papel es el que más falla, porque depende de que alguien lo recoja y lo pase a limpio.

Cómo lo resuelve SatControl

Con SatControl cada persona ficha su entrada y su salida con geolocalización, desde la app del móvil o desde el navegador, y cada fichaje queda registrado con su hora. Si la empresa tiene varios centros, cada empleado puede fichar en su centro principal y en los adicionales que necesite.

En la entrada de la oficina o del almacén puede haber una tablet, vinculada con un código de un solo uso, en la que fichan sus empleados; cada fichaje hecho en ella queda apuntado con el nombre de esa tablet. Y quien trabaja fuera ficha desde el móvil, también como teletrabajo o desplazamiento si la empresa lo permite.

Las pausas y la comida se marcan igual, y cada fichaje se compara con el turno real de ese día: a quien no ha fichado la entrada le llega el aviso, y también cuando se le pasa el fin de jornada.

Cuando algo sale mal

Si alguien se olvida de fichar o se equivoca, el fichaje se corrige, y la corrección queda apuntada con quién la hizo y cuándo. Eso es lo que distingue un registro fiable de una hoja que se puede retocar sin dejar rastro.

Y si mañana cambias un horario, los meses ya cerrados siguen mostrando el que estaba vigente entonces, que es justo lo que te pedirán en una inspección. Los fichajes no se borran con el paso del tiempo, así que los cuatro años que exige la ley están ahí.

Lo que viene: el registro digital obligatorio

El Gobierno prepara un real decreto que obligará a llevar el registro con un sistema digital. El borrador pasó por audiencia pública del 10 al 20 de octubre de 2025 y, a 30 de octubre de 2026, todavía no está aprobado ni publicado en el BOE. Según ese borrador, entrará en vigor a los 20 días de publicarse, un plazo que el Consejo de Estado consideró demasiado corto.

Lo que se conoce del borrador: el papel y las hojas de cálculo dejan de valer, cada persona ficha por sí misma, se apuntan también las pausas y si se trabaja en la oficina o a distancia, las correcciones quedan identificadas y la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros a distancia. El texto que se apruebe puede cambiar en algo de esto, así que conviene leerlo cuando salga.

Si hoy llevas el registro en papel o en Excel, el día que se publique tendrás unas tres semanas para cambiar de sistema y enseñárselo a tu plantilla. Con SatControl ya se ficha en digital y cada persona con su propio acceso, con sus pausas, con el teletrabajo marcado y con cada corrección apuntada con quién la hizo y cuándo.