Cómo hacer un cuadrante de turnos paso a paso, con un ejemplo
Cómo montar el cuadrante de turnos del mes: cuántas personas necesitas, qué turnos definir, cómo rotarlos y qué descansos revisar, con un ejemplo real.
Hacer el cuadrante de turnos parece sencillo hasta que hay que cuadrar a la vez la cobertura de cada día, las vacaciones, los descansos que pide la ley y lo que prefiere cada persona. Esta guía va en orden, desde lo que hay que tener claro antes de empezar hasta cómo revisarlo antes de colgarlo, con un ejemplo que cuadra.
Lo que necesitas antes de empezar
Tres datos. El primero, la cobertura: a qué horas tiene que haber gente y cuántas personas hacen falta en cada franja, cada día de la semana. El segundo, tu equipo: quién trabaja, con qué jornada cada uno, completa o parcial, y quién no puede hacer algún turno, como el de noche. El tercero, lo que ya está decidido: las vacaciones aprobadas, los festivos del mes y las libranzas fijas.
Ten a mano también tu convenio colectivo: muchas veces fija reglas propias sobre descansos, turnos de noche o fines de semana.
Paso a paso
- Calcula las horas que hay que cubrir cada semana: las horas de cada franja por las personas que hacen falta en ella, día a día.
- Divide esas horas entre la jornada semanal de cada persona. Te dice cuánta gente necesitas como mínimo, antes de contar vacaciones y bajas.
- Define los turnos una sola vez, con su hora de entrada, su hora de salida y sus horas: mañana, tarde, noche o partido.
- Decide si cada persona tiene un turno fijo o si rota, y cada cuánto se cambia.
- Marca primero lo que no se mueve: vacaciones, festivos y libranzas.
- Reparte los turnos y mira la cobertura de cada día: tiene que llegar a lo que calculaste en el primer paso.
- Repasa las horas y los descansos de cada persona contra la ley y tu convenio, y cuelga el cuadrante con tiempo.
Un ejemplo: un almacén con dos turnos
Un almacén trabaja de lunes a viernes en dos turnos: de mañana, de 6:00 a 14:00, y de tarde, de 14:00 a 22:00. En cada turno hacen falta tres personas.
Las horas que hay que cubrir son dos turnos por tres personas por ocho horas por cinco días: 240 horas a la semana. Con jornadas de 40 horas, hacen falta seis personas. Se forman dos equipos de tres: la semana en que el equipo A está de mañana, el B está de tarde, y a la semana siguiente se cambian.
El cambio de turno se hace siempre en lunes. Así, entre la tarde del viernes, que acaba a las 22:00, y la mañana del lunes queda todo el fin de semana. Si alguien saliera un martes a las 22:00 y entrara el miércoles a las 6:00, entre una jornada y otra pasarían solo ocho horas, y la ley pide doce. Y como cada turno son ocho horas seguidas, cada persona tiene dentro de su turno un descanso de al menos quince minutos.
Con seis personas justas, cualquier vacación o baja deja un turno corto. Por eso conviene contar desde el principio con alguien más, aunque sea a jornada parcial, que cubra las ausencias, y cruzar el cuadrante con el calendario de vacaciones antes de cerrarlo.
Si trabajáis el fin de semana o de noche
Si trabajáis los siete días, cada persona sigue teniendo derecho a su descanso semanal de día y medio seguido, que se puede acumular en periodos de hasta catorce días: por ejemplo, tres días seguidos cada dos semanas. Lo habitual es repartir los fines de semana por turnos, para que no les toquen siempre a los mismos.
Si hay turno de noche, es trabajo nocturno el que se hace entre las 22:00 y las 6:00. Quien trabaja de noche no puede pasar de ocho horas diarias de promedio en quince días ni hacer horas extra. Y en una empresa que trabaja las veinticuatro horas sin parar, nadie puede estar en el turno de noche más de dos semanas seguidas, salvo que lo elija.
Turnos fijos o rotativos
Con turnos fijos cada persona trabaja siempre de mañana, de tarde o de noche. Es más fácil de organizar y de conciliar, pero los horarios que nadie quiere acaban siempre en los mismos. Con turnos rotativos todos pasan por todos los turnos: es más justo con los horarios difíciles, a cambio de que cada uno cambie de horario cada cierto tiempo. Muchas empresas combinan las dos cosas: un turno fijo para quien lo prefiere y rotación entre el resto.
Lo que dice la ley, en corto
La jornada ordinaria es como máximo de cuarenta horas semanales de promedio en cómputo anual (artículo 34.1 del Estatuto de los Trabajadores) y, como regla general, no pasa de nueve horas ordinarias al día, salvo que el convenio o un acuerdo de empresa la repartan de otra forma (artículo 34.3).
Entre el final de una jornada y el comienzo de la siguiente tienen que pasar al menos doce horas (artículo 34.3). Con más de seis horas seguidas de trabajo hay un descanso de al menos quince minutos (artículo 34.4). El descanso semanal es de día y medio seguido, acumulable en periodos de hasta catorce días, y de dos días para los menores de dieciocho años (artículo 37.1). Lo de la noche y los turnos está en el artículo 36.
Los errores que más se repiten
Pasar a alguien de la tarde a la mañana del día siguiente sin las doce horas de por medio. Montar el mes sin mirar las vacaciones ya aprobadas. Cambiar un turno y no avisar a la persona, o avisarla de palabra y que en la hoja siga el de antes. Y no guardar el cuadrante tal como se trabajó: cuando alguien pregunta qué horario tenía una persona hace tres meses, la hoja ya dice otra cosa.
Con una plantilla o con un programa
Para empezar tienes una plantilla de cuadrante de turnos gratis en Excel, que suma las horas y las noches de cada persona y cuenta cuántas hay en cada turno cada día, y otra en PDF para imprimir. Están en «Plantilla de cuadrante de turnos, gratis en Excel y PDF», en este mismo blog.
Con SatControl defines cada turno una vez y montas el cuadrante por centro y por departamento; asignas la misma plantilla a varias personas de una vez y clonas el mes cuando se repite. Si alguien necesita otro horario un día, se le pone a esa persona sin tocar a nadie más; las vacaciones y los festivos salen en el mismo cuadrante, y cada persona ve su próximo turno en el móvil. Los meses cerrados conservan el horario que estaba vigente entonces.
