Gestorías y grupos de empresas: el control horario de todas con un solo acceso

A quién le pasa

Hay dos casos muy habituales. El primero es el grupo de empresas: dos o tres sociedades con la misma dirección, cada una con su plantilla, su CIF y sus centros. El segundo, la gestoría o la asesoría laboral que lleva el día a día de sus clientes: altas, vacaciones, cambios de horario y, cada vez más, el registro de jornada.

En los dos casos pasa lo mismo: un usuario y una contraseña por empresa, una pestaña del navegador para cada una y el riesgo de apuntar algo en la empresa que no es.

Lo que dice la ley: cada empresa, su registro

El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de la jornada de su plantilla, con la hora concreta de inicio y de finalización de cada persona. La obligación es de cada empleador: cada sociedad del grupo lleva el registro de la suya, aunque las dirija la misma persona.

Los registros se conservan cuatro años y tienen que estar a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo. No llevarlo es una infracción grave.

Si una gestoría se encarga del día a día, la responsable sigue siendo la empresa. La gestoría ayuda a cumplir, pero el registro es del cliente, y es el cliente quien tiene que poder enseñarlo cuando se lo pidan.

El problema de tener una cuenta por empresa

Cuando cada empresa tiene su propio acceso, quien lleva varias acaba con varias contraseñas, cierra la sesión y vuelve a entrar cada vez que cambia de cliente, y tarde o temprano apunta algo donde no toca: unas vacaciones en la sociedad equivocada o un cambio de turno en la empresa de al lado. Y las contraseñas terminan apuntadas en una hoja, que es justo lo que no debería pasar.

Lo contrario, meter a todas las empresas en una sola, tampoco sirve: mezclaría plantillas que tienen que ir separadas y dejaría a cada empresa sin su propio registro.

Un solo acceso para varias empresas

En SatControl, quien gestiona varias empresas entra con un solo correo y una contraseña. Al entrar elige la empresa con la que va a trabajar, y desde el menú de su nombre, arriba a la derecha, cambia a otra sin cerrar la sesión.

Cada empresa sigue siendo la suya: su plantilla, sus centros, sus turnos, sus fichajes y su plan. Lo único que comparten es la persona que las lleva, con el mismo correo y la misma contraseña en todas.

Cómo se añade a quien gestiona

La cuenta principal de cada empresa invita a esa persona desde Equipo, con «Invitar a un gestor». Le llega un correo y lo acepta con su propia contraseña: nadie tiene que pasarle a nadie las claves de su empresa.

Tiene que tener ya su propia empresa en SatControl, como cuenta principal: por ejemplo, la de la propia gestoría o la de la empresa principal del grupo. Entra como administrador de la empresa que la invita y cuenta como un usuario más en el plan de esa empresa.

Si un día deja de llevar una de ellas, «Dejar de gestionar esta empresa» la quita de su lista, y las demás siguen igual.

Para empezar, en tres pasos

Primero, cada empresa del grupo o cada cliente tiene su cuenta en SatControl, con su plantilla y su cuenta principal. Después, la cuenta principal de cada una invita a quien la va a llevar. Y por último, esa persona acepta cada invitación con su contraseña de siempre: a partir de ahí entra una sola vez y cambia de empresa desde el menú.

Antes de invitar a nadie

Quien entra así es administrador de esa empresa: ve su plantilla, sus fichajes y sus ausencias, y puede cambiarlos. Invita solo a quien de verdad vaya a llevarla.

Si es una gestoría externa, el acceso a los datos de tu plantilla tiene que estar en el contrato de encargo del tratamiento que pide el Reglamento General de Protección de Datos, igual que el resto de los datos que ya le pasas.

Y la facturación

Si además llevas la facturación de esas empresas con SatControl, en Facturación tu asesoría entra con su propio acceso, por invitación, y quien factura para varias empresas cambia de una a otra desde la barra de arriba. Cada empresa sigue con sus propios datos, sus series y sus clientes.